Mariusz Pełechaty 09.08.2019

Chatbot w komunikacji wewnętrznej firmy: dlaczego go potrzebujesz

Intranety i ekstranety firmowe pełnią bardzo ważną rolę w przedsiębiorstwach. Współtworzą systemy komunikacji wewnętrznej. To miejsca spotkań pracowników. Stanowią ważne źródła informacji o firmach, które w różnych wątkach wypełniają często te same pytania, kierowane do osób lub zespołów, dotyczące często powtarzających się spraw. Dziś wiemy, że blisko 50% odpowiedzi na nie możemy skutecznie zautomatyzować, a  chatbot w komunikacji wewnętrznej sprawdzi się doskonale w tym elemencie. Wystarczy poznać jego możliwości i sprawdzić czego potrzebuje, by spełniał swoją rolę. 

Jakie funkcje może pełnić chatbot w komunikacji wewnętrznej? 

1. Przyspiesza czas reakcji i odpowiedzi na pytania ogólne pracowników.

Wyobraź sobie sytuację, w której Twój ​​menedżer HR zajmuje się ponad setką tych samych zapytań dziennie. To obowiązek, który zaczyna ciążyć szczególnie w miejscach, gdzie występuje duża rotacja specjalistów. Kiedy pojawiają się nowi pracownicy, problemy i pytania się nie zmieniają. A dotyczą one:

  • zasad związanych ze świadczeniami socjalnymi, 
  • szkoleniami BHP, 
  • naliczaniem wynagrodzeń, 
  • Pracy z domu,
  • benefitów poza pracą,
  • sprzętu firmowego.

Prawdopodobnie większość godzin pracy poświęca odpowiadając na takie pytania jak: „Zapomniałem hasła do firmowego konta e-mail. Co mam zrobić? ”„ Jak zarezerwować salę konferencyjną. Czy jest jakiś formularz rezerwacji?”„ Możesz mi przypomnieć w jakich dniach wychodzą wypłaty?”.

Czy to nie marnotrastwo czasu, i dalej pieniędzy? Wszystkie odpowiedzi najczęściej trafiają do FAQ, umieszczone w mniej lub bardziej widocznej części strony korporacyjnej. Ale czy to nie miejsce, przez które pracownik musi się przebić, by dotrzeć do właściwej odpowiedzi? 

Chatboty mogą być bazą wiedzy twojej firmy. Pozwolą uzyskać informacje przedsiębiorstwie i pomogą pracownikom w ciągu kilku sekund. Skróci to czas poświęcony na ręczne wyszukiwanie odpowiednich treści, obniży koszty operacyjne i pozwoli menadżerowi HR zająć się ważniejszymi sprawami.

Chatbot w komunikacji wewnętrznej - statystyki

2. Obniża koszty zatrudnienia i zwiększa wydajność rekrutera

Wyobraź sobie ile CV i informacji muszą analizować twoi rekruterzy każdego dnia? No właśnie 🙂 Wdrażając chatbota korporacyjnego możesz liczyć na konkretną pomoc z jego strony, np. w sprawdzaniu kandydatów i analizowaniu CV, by znaleźć najlepszego kandydata do Twojej firmy. W jaki sposób? Chatbot zada mu wszystkie podstawowe pytania, zbierze dla Ciebie potrzebne informacje i wskaże najlepszą opcję rekruterowi.

3. Upraszcza procesy onboardingowe

Gdy nowa osoba dołącza do firmy zderza się z mnóstwem ważnych informacji. To kolejny ważny aspekt, bo wiąże się np. z przekazaniem potrzebnych dokumentów świeżo upieczonemu współpracownikowi. Chatbot automatyzuje ten proces, wyśle mu wszystkie wymagane przewodniki i dokumenty, przez które musi przejść. W formie naturalnej rozmowy zada nowemu pracownikowi pytania prowadzące do wypełnienia różnych formularzy i wymaganych dokumentów w bardziej angażujący sposób.

Chatbot w komunikacji wewnętrznej - statystyki

4. Oprowadza po biurze, sprawdza kalendarz spotkań  

W dużej firmie znajduje się wiele miejsc, które trzeba poznać i wiedzieć, gdzie się znajdują. Wyobraź sobie pracownika biurowego w formie chatbota, który pełni rolę concierge’a i wskazuje stanowisko pracy nowozatrudnionej osobie, pokazuje, gdzie znajduje się do kuchnia, zwraca uwagę na drogę ewakuacyjną, kieruje do toalet, albo najbliższych miejsc, w których może spędzić przerwę obiadową. Co więcej zarezerwuje pokój konferencyjny, umówi spotkanie, utworzy wydarzenie w kalendarzu, powiadomi pracowników. Zweryfikuje dostępność od razu i w ciągu kilku sekund wróci do Ciebie z odpowiedzią.

Artykuł jest dla Ciebie wartościowy?

Sprawdź nasze usługi.
Dowiedz się jak chatbot pomoże twojej firmie w komunikacji z klientem.

5. Przeprowadza ankiety ewaluacyjne 

Informacja zwrotna od twojego pracownika to klucz w rozwoju nie tylko działań employer brandingowych, ale w ogóle biznesu. Wyobraź sobie sytuację, w której pracownik otrzymuje link do rozbudowanej ankiety, w którym pytasz go o sprawy związane z firmą czy przedstawiasz formularz oceny kwartalnej. Nikt nie lubi wypełniać takich dokumentów. Ja też tego nie lubiłem. A chatbot może regularnie, w formie krótkiej rozmowy zbierać potrzebne informacje od Twoich pracowników. To podejście nie sprowadza się jedynie do zadawania pracownikom pytań. Narzędzie analizuje odpowiedzi i na końcu ubierze całość w formę uporządkowanego raport z zebranymi danymi.

A to tylko wycinek z możliwości chatbota w komunikacji wewnętrznej. Do tego dochodzą jeszcze kwestie związane z:

  • zarządzaniem projektami – gdzie chatbot posłuży ci do śledzenia zadań, ustawiania terminów i przypominania o nich.
  • powiadomieniami o nowych szkoleniach i seminariach – chatbot wyśle notyfikację, wskaże potrzebne materiały edukacyjne na tę okoliczność, a na koniec – przeprowadzi quiz weryfikujący zdobytą wiedzę.
  • zebraniem pomysłów na rozwój organizacji – gdzie chatbot pozwoli nie tylko zgromadzić potencjalne rozwiązania do wdrożenia, ale skieruje także do osoby decyzyjnej, by świetny pomysł twojego pracownika nie utknął na szczeblu korporacyjnej drabiny. 
Chatbot w komunikacji wewnętrznej - statystyki

Chatbot w komunikacji wewnętrznej to konieczność

Pamiętaj, że to tylko przykłady, które miały cię zainspirować zdefiniowania konkretnych problemów w twojej organizacji. Już teraz wiesz, że chatbot nie musi się kojarzyć z popularnymi komunikatorami. Inwestując w wewnętrzne rozwiązanie tworzysz miejsce, gdzie możesz na bieżąco powiększać bazę odpowiedzi, stale aktualizować i śledzić częstotliwość pytań zadawanych przez pracowników Co więcej, chatbot w komunikacji wewnętrznej otworzy przed tobą nowe możliwości personalizacji kontaktu, obsługiwanego przez maszynę, która z dnia na dzień się uczy i staje się skuteczniejszym narzędziem pracy w twojej firmie. 

Czy warto spróbować? Warto, bo to się zwyczajnie opłaca. 

Zanim to nastąpi, poznaj 5 kroków do udanej współpracy z klientem przy tworzeniu chatbota i sprawdź, jakie pytania technologiczne, które musisz zadać dostawcy rozwiązania.

 

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się!

Komentarze

Zobacz inne artykuły Mariusza