Michał Pawełczyk 08.11.2019

Systemy klasy ERP, komunikatory, CRM-y – Integrujemy się z Twoimi rozwiązaniami

Przeciętna firma korzysta od kilkudziesięciu, do nawet kilkuset różnych aplikacji i systemów. Wśród nich znajdują się rozwiązania do automatyzacji komunikacji. Ich wybór najczęściej jest podyktowany nie tylko użytecznością, ale możliwościami łatwego łączenia z innymi narzędziami. Gwarancja tworzenia niestandardowych integracji z systemami ERP, CRM, najpopularniejszymi komunikatorami itd., bez potrzeby pisania dodatkowego kodu, to duży atut. Niesie ze sobą wiele korzyści i ułatwień, o czym więcej w poniższym wpisie.

Możliwości integracji systemu do automatyzacji komunikacji

Systemy Enterprise, takie jak KODA Bots, wspierają bezproblemową integrację z rozwiązaniami przyjętymi prze klientów. Współpraca jest możliwa dzięki usługom sieciowym (API). Aby móc przeanalizować, wycenić, zaprojektować i wykonać integrację, potrzebujemy jedynie informacji o zakresie prac (zbiorze danych przesyłanych w obie strony), dokumentacji API oraz dostępu testowego. A do ostatecznej realizacji – dostępu produkcyjnego. To naprawdę niewiele, biorąc pod uwagę wdrożenie konkretnego oprogramowania w firmie, usprawniającego złożone procesy komunikacji.

Łączenie naszego systemu do automatyzacji komunikacji z aplikacjami do przesyłania wiadomości, takimi jak Facebook Messenger, Slack, Google Teams, Microsoft Teams czy WhatsApp, nie jest złożonym procesem. Gdy API już istnieje, nie wymaga zaangażowania działu IT po stronie klienta, wystarczy nam dostęp do interfejsu (login, hasło, token) i dokumentacji.

Podobnie jest z wszystkimi systemami CRM i ERP, które posiadają otwarte API. Dzięki temu możemy powiązać użytkownika chatbota w naszej platformie z kontem w systemie klienta. Przykładowo, wiąże się to z kwalifikacją leada na podstawie zebranych danych w platformie przez bota. Integracja pozwala również na wysyłanie notyfikacji z systemu klienta np. o zmianie statusu zamówienia. 

Integracje technologii KODA Bots z wybranymi systemami

Integrację z popularnymi live chatami również przebiegają bezproblemowo. Zaangażowanie klienta nie jest potrzebne. Moderatorzy po połączeniu systemów pracują w panelu administracyjnym live chatu. A dzięki dostępowi do skrzynki odbiorczej chatbota mają wgląd do wszystkich konwersacji – zarówno prowadzonych przez bota, jak i moderatora w zewnętrznym systemie. To bardzo cenne dane, które pozwalają usprawnić proces komunikacji i jednocześnie udoskonalać moduł przetwarzania języka naturalnego (NLP) przyjętego rozwiązania. 

Przykład integracji systemu KODA Bots z live chatem

Łączenie systemu do automatyzacji komunikacji z rozwiązaniami do wizualizacji danych również jest możliwe. Za pomocą integracji np. Microsoft Power BI, można tworzyć interaktywne raporty, które doskonale sprawdzają się np. w momencie wystąpienia anomalii, takich jak nagły wzrost lub spadek liczby wiadomości. Wówczas Power BI „przeczesuje” wszystkie dostępne w bazie dane i szuka przyczyny tej sytuacji, korzystając z danych zebranych w danym chatbocie. Największa siła tego narzędzia tkwi jednak w tym, że klient w jednym miejscu trzyma dane całej swojej firmy, nie tylko pochodzących z chatbota, ale sprzedaży, marketingu, obsługi klienta itp. 

Na co zwrócić uwagę myśląc o integracji z API klienta

Ustalenie biznesowych aspektów integracji, upewnienie się, że potrzebne dane istnieją w systemie klienta i będzie można z nich skorzystać, to absolutne priorytety. Dzięki temu mamy pewność, że nic po drodze nas nie zaskoczy. 

Od strony technicznej musimy mieć pewność, że wymiana danych będzie możliwa. Tu konieczne jest potwierdzenie, czy API w wymaganym zakresie istnieje u klienta, czy trzeba je stworzyć od podstaw. To ważne, by dalej uniknąć przeszkód w komunikacji wynikających ze względów bezpieczeństwa czy ochrony danych osobowych.

Jeśli API istnieje i wymiana danych w ustalonym zakresie jest możliwa, zaangażowanie działu IT po stronie klienta ogranicza się do wygenerowania potrzebnych dostępów. Natomiast jeśli API trzeba stworzyć od podstaw, zespół IT lub dostawca systemu klienta, musi utworzyć potrzebne mechanizmy, konieczne do przeprowadzenia całego procesu. 

Co zrobić, kiedy brakuje API?

API to zdecydowanie najlepsza opcja z możliwych. Gdy jednak nie ma szans na skorzystanie z niej, mamy do dyspozycji inne rozwiązania:

  1. Google Sheets
    – nie wymaga ingerencji działu IT po stronie klienta,
    – dane do pobrania wpisuje się w udostępnionym arkuszu Google,
    – istnieje również możliwość zapisywania uzyskanych danych do przygotowanego arkusza.
  2. Parsowanie stron (web crawling)
    – nie wymaga ingerencji działu IT po stronie klienta,
    – przygotowany mechanizm może cyklicznie, automatycznie odwiedzać ustaloną stronę i pobierać treści z ustalonych miejsc,
    – przy zmianie budowy/struktury strony, istnieje możliwość aktualizacji mechanizmu, by system pobierał dane z nowych miejsc.
  3. RSS
    – nie wymaga ingerencji działu IT po stronie klienta,
    – wdrożenie jest możliwe, jeśli istnieją linki RSS generowane na podstawie tworzonych treści,
    – rozwiązanie gwarantuje pobieranie aktualnych newsów, ofert pracy, postów z bloga itp.

Korzyści integracji z systemem do automatyzacji komunikacji

Podejmuj lepsze decyzje…szybciej

Zdolność do szybkiego podejmowania decyzji, oparta na właściwych wnioskach płynących z danych, wyróżnia jedną organizację spośród innych. Integrując system do automatyzacji komunikacji z już wdrożonymi rozwiązaniami, dajesz decydentom dostęp do danych biznesowych, bez konieczności przełączania się między wieloma ekranami i pulpitami nawigacyjnymi. Udostępniasz wymagane dane w niewiarygodnie prosty sposób, np. poprzez zadawanie pytań botowi. 

Jeśli dane są zbyt złożone, by przesyłać lub udostępniać je w oknie czatu, system do automatyzacji komunikacji możesz skonfigurować tak, aby pokazywał konkretne tabele, wykresy itp., a nawet wygenerować konkretny link do narzędzia używanego przez klienta.

Wszystkie zespoły, z którymi współpracujemy, od działów marketingu, sprzedaży, przez obsługę klienta, HR, do zakupów czy finansów, polegają na przemyślanym podejmowaniu decyzji, dlatego rola systemu do automatyzacji komunikacji jest tu kluczowa, bo dostarcza im właściwych danych, których szukają do ich podjęcia. Skraca to nie tylko czas nawigacji, ale także pomaga im dostrzec ogrom pracy, poświęcany wcześniej na proces dochodzenia do wiedzy dostępnej za różnymi bramkami. 

Chatboty czy voiceboty działające w obrębie systemu automatyzującego komunikację mogą być również wykorzystywane do generowania dogłębnych raportów lub określonych punktów danych z dowolnego podsumowania. Dostarczą informacje w wybranym przez Ciebie formacie – niezależnie od tego, czy jest to zwykły tekst, czy format multimedialny. 

Automatyczne wprowadzanie danych

Znaczny wydatek każdej organizacji nadal dotyczy wprowadzania danych. Najczęściej kilku członków danego działu poświęca swój czas na wyczerpujący proces ręcznej aktualizacji danych. Wówczas łatwo popełnić błąd, wprowadzając ich za dużo, albo co gorsza niepoprawnie. Technologia do automatyzacji komunikacji wykona wszystkie prace przygotowawcze w zakresie eksploracji danych, modyfikacji i przesyłania odpowiednich wartości do rejestrów, po wyeliminowaniu powtarzających się wpisów. Twoi pracownicy zaoszczędzą czas poświęcony na ich ręczną eliminację, skupiając się na działaniach, które ułatwiają rozwój organizacji. 

Doświadczenie użytkownika przede wszystkim

Zdarza się, że obsługa systemów przez pracowników sprawia im trudność. Z tego właśnie powodu zawodzi większość z nich. Oczekujesz szybkich rezultatów, ale z racji ludzkich ograniczeń nie widać ich natychmiast. Chatboty czy voiceboty działające w obrębie systemu do automatyzacji komunikacji zachowują niemal ludzki charakter i często ułatwiają przejście procesu adopcji nowych narzędzi. Są dostępne na żądanie, 24/7, dosłownie na czubku palca użytkownika, bez względu na urządzenie, z którego korzysta. Działają zarówno jako pojedyncza platforma dostępu do danych, ich aktualizacji, generowania raportów, czy otrzymywania spersonalizowanych alertów. Wszystkie te czynniki współgrają ze sobą i znacznie poprawiają wrażenia użytkowników końcowych. Co w konsekwencji przyczynia się do wzrostu współczynników adopcji używanych systemów. 

Nie ma ograniczeń, liczą się tylko procesy, które można zautomatyzować dzięki integracji systemowej

Integracja oprogramowania do automatyzacji komunikacji nie musi być trudna, o czym pisałem powyżej. Sprawdza się zarówno w systemach ERP, Business Intelligence, CRM, jak i narzędziach na pierwszej linii kontaktu z biznesem, czyli wszelkiej maści popularnych komunikatorów. Najważniejsze w tym wszystkim to mieć świadomość możliwości i korzyści, jakie daje integracja systemowa. Chatboty czy asystenci głosowi to tylko końcówka większej całości. Systemu, który tu i teraz dostarcza informacji potrzebnych do podejmowania mądrzejszych decyzji biznesowych, realnie wpływających na rozwój korzystających z niego firm.

 

Spodobał Ci się artykuł? Podziel się!

Komentarze

Zobacz inne artykuły Michała

Przewodnik po świecie chatbotów 12 rozdziałów porządkujących wiedzę o chatbotach w jednym miejscu