Sprawdź najnowszy raport Voiceboty po polsku. Sprawdź teraz
Boty w Microsoft Teams. Wykorzystaj ich potencjał w pracy zdalnej (Twojego zespołu)

Boty w Microsoft Teams. Wykorzystaj ich potencjał w pracy zdalnej (Twojego zespołu)

Mariusz Pełechaty 27.03.2020
post.author

W ciągu kilkunastu dni miliony pracowników na całym świecie nie miały wyjścia i zamieniły biura na pracę zdalną. Oprogramowanie, które ją umożliwia stało się kluczowym narzędziem w życiu wielu firm. Jednym z najpopularniejszych tego typu rozwiązań jest obecnie Microsoft Teams – platforma, która pomaga zorganizować pracę zespołową na odległość. Pozwala także tworzyć boty przyspieszające i ułatwiające wykonywanie służbowych obowiązków.

Zainteresowanie Microsoft Teams rośnie

Z Microsoft Teams korzysta globalnie ponad 650 firm zatrudniających powyżej 10 tys. pracowników. To według najnowszych danych aż 44 miliony osób, których pracę da się usprawnić dzięki wykorzystaniu najnowszych technologii, związanych z inteligentną automatyzacją procesów komunikacji. 

Jeśli potrzebujesz bota, który zwiększy wydajność Twoich pracowników w Microsoft Teams, chętnie pomożemy stworzyć dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie, dostosowując je do unikalnych potrzeb biznesowych Twojej organizacji. Porozmawiajmy

Microsoft Teams bot – pracownik, który zawsze pomoże 

Boty w Microsoft Teams to nieodłączna część platformy od początku jej istnienia. Powstają po to, by ułatwić życie firmom i wspierały ich pracowników w codziennej pracy. 

Microsoft Teams od początku udostępnia aplikację Microsoft Bot Framework, za pomocą której można tworzyć i integrować boty urozmaicające i ułatwiające codzienną pracę na platformie amerykańskiego giganta.

Od tego czasu popularność botów na Microsoft Temas rośnie, co przekłada się również na ich ilość. Microsoft widzi ich skuteczność. Sam posiada własnego bota – wirtualnego asystenta o nazwie Who, który pozwala wyszukiwać osoby w organizacji odpowiedzialne za dany obszar w firmie. 

Możliwość zintegrowania bota, który naturalnie wejdzie w interakcje z użytkownikami za pośrednictwem czatu, poszerza możliwości zespołu w komunikacji, szczególnie w obszarze automatyzacji konkretnych procesów.

Oto kilka przykładów zadań, które firmy przenoszą z powodzeniem do Microsoft Teams, a które można skutecznie zautomatyzować:

  • Zebranie ekspertów, menedżerów i kadry kierowniczej w jednym obszarze roboczym, aby wspólnie stworzyć program do wirtualnego onboardingu dla pracowników – sam onboarding można zautomatyzować, a bot może wysłać wiadomość o dodaniu nowej osoby do zespołu.
  • Prowadzenie spotkań z pracownikami z różnych miast i krajów – bot mógłby stanowić podstawowe źródło wiedzy na temat poruszanych kwestii, poinformować o utworzeniu specjalnego kanału do rozmów, zmiany jego nazwy lub usunięcia.
  • Zbieranie informacji o nowym produkcie od dostawców i wszystkich innych osób zaangażowanych w proces produkcyjny: gromadzenie specyfikacji, funkcji, instrukcji obsługi, dzienników aktualizacji itp. – wszystkie elementy tego procesu da się zautomatyzować w formie krótkich pytań i odpowiedzi.
  • Planowanie projektu, przydzielanie zadań członkom zespołu, udostępnianie harmonogramu realizacji i informowanie wszystkich o postępach – na każdym etapie bot może pomóc przypominając o poszczególnych etapach realizacji projektów.
  • Współtworzenie postów na blogu i planowanie aktualizacji treści – bot sprawdzi się jako narzędzie do przypominania o postępie prac i poinformuje zespół o publikacji.
  • Tworzenie bazy wiedzy – bot sprawdzi się wówczas w przeszukiwaniu dokumentów, FAQ (w razie potrzeby przekazuje pytania do osoby w organizacji).

Większość zadań, które umieszczasz w kategorii: komunikacja, myśląc o pracy z Microsoft Teams, może podlegać automatyzacji. Dzięki temu Twój zespół łatwiej ustali priorytety, jeśli pod ręką znajdzie się wirtualny asystent, który odciąży pracowników w wielu kwestiach i skróci czas pracy nad projektami, pozwalając osobom za nie odpowiedzialnym skupić się na ważniejszych zadaniach. 

Artykuł jest dla Ciebie wartościowy?
Sprawdź nasze usługi.
Porozmawiajmy

Rodzaje i możliwości botów na Microsoft Teams: 

Istnieją trzy rodzaje rozmów (zwanych również zakresami) w Teamsach:

  • zespołowe – uczestniczą w rozmowach na kanale, widoczne dla wszystkich członków kanału,
  • osobiste – to rozmowy między botami, a jednym użytkownikiem,
  • grupowe –  czat między botem, a dwoma lub więcej użytkownikami. 

Boty na Microsoft Teams zachowują się nieco inaczej w zależności od rodzaju konwersacji:

  • w kanałach i czatach grupowych wymagają od użytkownika wzmianki o bocie, aby wywołać go w konwersacji.
  • w rozmowach jeden na jednego nie wymagają wzmianki, a wszystkie wiadomości wysłane przez użytkownika zostaną przekierowane do twojego bota.

Dają możliwość wsparcia dla różnych typów wiadomości, co wyróżnia Microsoft Teams od konkurencji. Pozwalają na dodanie dodaniu do nich multimediów (zdjęcia, video, audio), karuzel, list czy wyświetlania formularza bezpośrednio w aplikacji lub przy pomocy wiadomości z własnym layoutem (adaptive cards)

Pozwalają także odpytywać różne systemy i wyświetlać potrzebne informacje. 

A interaktywne notyfikacje, które można zaakceptować lub odrzucić, mogą służyć jako osobny kanał do zautomatyzowanej komunikacji poza emailem czy smsem.

Boty do połączeń i spotkań online

Microsoft Teams pozwala także komunikować się z użytkownikami na wiele sposobów za pomocą głosu i wideo, np. w formie interaktywnej reakcji głosowej (IVR), kontroli połączeń oraz dostępu do nich w czasie rzeczywistym, w tym udostępniania pulpitu i aplikacji.

Bot skutecznie obsłuży połączenia audio/wideo, zarówno przychodzące, jak i wychodzące: 

  • między jedną osobą a twoim botem
  • między dwiema lub więcej osobami w połączeniu grupowym

*pod warunkiem, że bot ma do tego odpowiednie uprawnienia. 

Może wówczas uzyskać dostęp do listy uczestników, zaprosić nowych uczestników i wyciszyć ich. A to tylko część możliwości rozwiązań głosowych, które z założenia mają przyspieszyć i ułatwić kontakt między pracownikami w firmie. 

Podsumowanie

Klucz do właściwego wykorzystania botów w codziennej pracy leży w bieżących potrzebach firmy i doboru takich rozwiązań, które pomogą zwiększyć wydajność jej pracowników. Nie chodzi tylko w obsługę najbardziej podstawowych zadań, dostarczania zaplanowanych raportów za pośrednictwem źródeł, takich jak Salesforce czy Google Analytics, albo wymiany podziękowań ze swoimi współpracownikami za dobrze wykonaną pracę, co jest już możliwe w Microsoft Teams. 

Jeśli przyjrzysz się uważnie procesom w Twojej firmie, szczególnie dziś, kiedy Twoi pracownicy wykonują swoje obowiązki poza biurem, na pewno znajdziesz wiele zadań, które można zautomatyzować – i w konsekwencji poprawić wydajność całych zespołów pracujących zdalnie.

Tworzymy boty na Microsoft Teams
Dostosujemy je do Twoich potrzeb
Porozmawiajmy

Czekaj! Zanim nasz opuścisz, zobacz...

VOICEBOTY PO POLSKU - przegląd najciekawszych rozwiązań głosowych
Voiceboty po polsku
przegląd najciekawszych rozwiązań głosowych
Możliwości, praktyczne zastosowania, opinie znanych specjalistów na temat wpływu voicebotów na komunikację między firmami a ich klientami. Zostaw swój e‑mail, aby otrzymać raport.