Sprawdź najnowszy raport Voiceboty po polsku. Sprawdź teraz
Zastosowanie chatbotów do obsługi konferencji

Zastosowanie chatbotów do obsługi konferencji

KODA Bots 11.02.2021
KODA Bots

Czy wiesz, że chatbot może posłużyć do obsługi konferencji, targów lub meetupów? Inteligentne oprogramowanie nie tylko poinformuje uczestników o planowanych godzinach wystąpień, ale także odpowie na ważne pytania oraz zorganizuje konkurs na najlepszy poster. Sprawdź, ile korzyści niesie to rozwiązanie!

Jak wykorzystać chatboty do obsługi konferencji?

Chatboty to oprogramowanie, które wykorzystuje elementy sztucznej inteligencji, by przetwarzać język naturalny i prowadzić konwersację z człowiekiem. Boty są wykorzystywane w różnych branżach w celu poprawienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Chatbot odciąża infolinię oraz BOK z powtarzalnych i monotonnych zadań, usprawnia także kontakt z klientem, szybko reagując na jego potrzeby.

Najnowsze trendy w branży eventowej to wykorzystanie botów w organizacji różnego rodzaju wydarzeń, np. do obsługi konferencji. Co potrafią inteligentne roboty?

Bot może:

  • informować uczestników wydarzenia o ważnych punktach programu;
  • odpowiadać na pytania uczestników związane z agendą, organizacją i logistyką imprezy, dodatkowymi atrakcjami czy też sytuacjami awaryjnymi;
  • podziękować uczestnikom za udział w wydarzeniu;
  • przedstawić sylwetki prelegentów;
  • przekazywać bieżące ogłoszenia od organizatorów (np. o przerwie na lunch, zmianie lokalizacji wydarzenia lub zagubionych przedmiotach);
  • przeprowadzić uczestnika przez proces rezerwacji miejsc/biletów;
  • zachęcić uczestników wydarzenia do wyrażenia opinii na jego temat;
  • zarządzać rejestracją uczestników, a nawet systemem sprzedaży biletów;
  • zorganizować konkurs na najlepsze wystąpienie lub standy (jest to tzw. bot do głosowania).

Dlaczego warto wykorzystać chatboty do obsługi konferencji?

Dlaczego warto skorzystać z pomocy chatbotów do obsługi konferencji? Chatbot automatyzuje i dzięki temu usprawnia organizację wydarzenia. Inteligentne oprogramowanie udziela uczestnikom istotnych informacji na temat wydarzenia przed jego rozpoczęciem, w czasie jego trwania oraz po zakończeniu konferencji. Boty mogą obsługiwać wiele języków, co jest przydatne w organizacji wydarzeń o zasięgu międzynarodowym. Są także dostępne 24 godziny na dobę, niezależnie od dnia tygodnia. To pracownik, który nigdy nie odpoczywa i zawsze służy pomocą.

Czym chatbot różni się od aplikacji mobilnej? Oprogramowanie to nie wymaga rejestracji, jest małozasobożerne i  prostsze w obsłudze. Chatbot wyszukuje informacje i podaje je użytkownikowi na tacy, dzięki czemu można zaoszczędzić wiele czasu. Dzięki technologii przetwarzania języka naturalnego bot jest w stanie zrozumieć potrzeby konsumenta i działać zgodnie z tą wiedzą – właśnie tego brakuje aplikacjom eventowym! 

Networking i sprzedaż

Bot konferencyjny jest przydatny w kontekście networkingu – z jego pomocą uczestnik może uzyskać kontakt do prelegentów, organizatorów oraz partnerów wydarzenia i nawiązać cenną znajomość na przyszłość. Bardzo istotnym argumentem za tym, żeby zainwestować w chatboty do obsługi konferencji, jest także sprzedaż. Boty mogą bowiem tworzyć cenne bazy danych i następnie przesyłać uczestnikom wydarzenia spersonalizowane przekazy reklamowe. W wielu przypadkach zakończone wysoką konwersją.

Większe zaangażowanie uczestników

Inne, nie mniej ważne aspekty przemawiające za chatbotami to zwiększenie zaangażowania uczestników konferencji. W przerwie pomiędzy prelekcjami bot do głosowania może zorganizować szybki quiz wiedzy lub nawet zaprosić do udziału w specjalnie zaprojektowanej tematycznej grze. Z jego pomocą uda się sprawnie przeprowadzić konkurs na najlepszy poster lub rozmówcę. Aplikacja zbierze oddane głosy, podsumuje je i wyłoni zwycięzcę o wiele szybciej, niż gdyby robił to zespół odpowiedzialny za organizację konferencji.

Pielęgnowanie relacji

Boty są cenne także ze względu na możliwość zbudowania trwałej relacji z uczestnikiem wydarzenia oraz zwiększenie jego zadowolenia z udziału w konferencji. Po zakończeniu konferencji chatbot może zaprosić uczestników do śledzenia kanałów społecznościowych, zachęcić do zapisania się do newslettera czy nawet poprosić o wypełnienie ankiety i tym samym – zebrać opinie o evencie. Doskonale poinformowani o każdym ważnym punkcie harmonogramu oraz ewentualnych drobnych zmianach, z pewnością ocenią organizację oraz przebieg imprezy pozytywnie.

Ułatwienie pracy organizatorom

Na koniec, kwestia kosztów oraz wpływ na satysfakcję z pracy wykonywanej przez organizatorów wydarzenia. Czasy, gdy organizatorzy mieli za sobą nieprzespane noce, a w dniu eventu biegali od sali do sali, odeszły w niepamięć. Dziś nad poprawnym przebiegiem wydarzenia oraz komunikacją pomiędzy organizatorem i wydarzeniem czuwa chatbot. Całodobowa pomoc, nie dość, że jest stosunkowo tania we wdrożeniu, to jeszcze znacznie odciąża osoby odpowiedzialne za organizację imprezy, przyczyniając się do wzrostu ich zadowolenia z wykonywanej pracy.

Jak widać, istnieje wiele możliwości, by wykorzystać chatboty do obsługi konferencji. Bot do głosowania, czy też infobot odciąża pracowników, odpowiada na pytania, gwarantuje także doskonały przepływ informacji pomiędzy uczestnikami i organizatorem. Narzędzie to jest bardzo elastyczne i można je w pełni dostosować do potrzeb jednostki, która organizuje prestiżowe wydarzenie.

Dzięki chatbotom można wznieść organizację różnego rodzaju wydarzeń – konferencji branżowych, biznesowych i naukowych, na wyższy poziom. Pod warunkiem, że do wdrożenia tego rozwiązania została wybrana profesjonalna i znająca się na rzeczy firma. To właśnie na niej spoczywa obowiązek, aby stworzyć aplikację skrojoną na miarę potrzeb klienta i dostarczyć mu produkt, który jest kompletny i stanowi nieocenione wsparcie w codziennej działalności. 

Czekaj! Zanim nasz opuścisz, zobacz...

VOICEBOTY PO POLSKU - przegląd najciekawszych rozwiązań głosowych
Voiceboty po polsku
przegląd najciekawszych rozwiązań głosowych
Możliwości, praktyczne zastosowania, opinie znanych specjalistów na temat wpływu voicebotów na komunikację między firmami a ich klientami. Zostaw swój e‑mail, aby otrzymać raport.